Qué lleva la descripción de un puesto, en qué se diferencia del perfil y por qué en El Salvador conviene tenerla escrita: el contrato debe precisar el trabajo, y lo que no está escrito se discute. Con un formato en Word para cada cargo.
El Código no exige un manual de funciones, pero varias de sus reglas solo se pueden aplicar si las funciones de cada cargo están claras:
En los cuatro casos la pregunta es la misma: qué hacía exactamente ese puesto. Con una descripción firmada, la respuesta ya está escrita.
Es la estructura del formato descargable. La que más se descuida es la cuarta: sin decisiones definidas, dos cargos terminan haciendo lo mismo o nadie decide.
Nombre normalizado del puesto —el mismo de la planilla y del contrato—, área, a quién reporta, a quién supervisa, lugar y jornada.
Para qué existe el puesto, en una frase. Si no se puede escribir en una frase, quizás son dos puestos.
Entre cinco y ocho, con verbo, objeto y resultado esperado, su frecuencia y el porcentaje del tiempo. Las tareas sueltas no son funciones.
Qué decide solo, qué propone y qué decide la jefatura, y qué montos o recursos maneja.
Con qué áreas, clientes, proveedores o instituciones trata, y para qué.
Cómo se sabe que el puesto cumple. Son el puente directo con la evaluación del desempeño.
Formación, experiencia, conocimientos y no más de cinco competencias, cada una con el comportamiento que se espera ver.
Horario, desplazamientos, equipo que usa y esfuerzo físico si aplica.
Quién la elaboró, revisó y aprobó, la fecha y la copia recibida por el ocupante.
[LOGO / RAZÓN SOCIAL] DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTO Código: [DP-XX-01] Versión: [1] Fecha: [dd/mm/aaaa] 1. IDENTIFICACIÓN Nombre del puesto: [nombre normalizado, el mismo de la planilla y del contrato] Área / departamento: [área] Reporta a: [cargo del jefe inmediato] Supervisa a: [cargos y número de personas, o «no supervisa»] Lugar de trabajo: [centro de trabajo] Jornada / turno: [diurna, nocturna, turnos] 2. PROPÓSITO DEL PUESTO [Para qué existe el puesto, en una frase: verbo + qué + para qué.] 3. FUNCIONES PRINCIPALES N.º | Función (verbo + objeto + resultado esperado) | Frecuencia | % del tiempo 1 | [Ej.: Elaborar la planilla mensual para que se pague en fecha] | Mensual | [25 %] 2 | [Función] | [ ] | [ ] 3 | [Función] | [ ] | [ ] 4 | [Función] | [ ] | [ ] 5 | Las demás que le asigne su jefatura, relacionadas con el puesto y compatibles con su aptitud. 4. DECISIONES Y AUTORIDAD Decide sin consultar: [ ] Propone, decide la jefatura: [ ] Montos o recursos que maneja: [ ] 5. RELACIONES Internas: [áreas o cargos y para qué] Externas: [clientes, proveedores, instituciones y para qué] 6. INDICADORES DE DESEMPEÑO - [Cómo se sabe que el puesto cumple: plazo, calidad, volumen, reclamos.] 7. PERFIL REQUERIDO Formación: [nivel y área] Experiencia: [años y en qué] Conocimientos: [técnicos, normativos, herramientas] Competencias: [máximo cinco, con el comportamiento observable que se espera] (Sin requisitos de sexo, raza, religión, opinión política u origen; sin prueba de embarazo, VIH ni historial crediticio: Art. 30 del Código de Trabajo.) 8. CONDICIONES DE TRABAJO [Horario, desplazamientos, equipo que usa, esfuerzo físico si aplica.] 9. APROBACIÓN Elaboró: [cargo] Revisó: [jefe inmediato] Aprobó: [gerencia / RR. HH.] Fecha: [ ] Recibí copia (ocupante): ______________________ Fecha: [ ]
Un formato por puesto; el manual de funciones los reúne por área, en el orden del organigrama. Se llena con el ocupante y su jefe, no con la persona de recursos humanos sola. Se descarga y se edita en el equipo; no se registra quién lo usa.
El perfil se convierte en el anuncio de la vacante y en el filtro de la selección, y por eso es el lugar donde más fácil se cuela una exigencia prohibida. El Art. 30 del Código de Trabajo prohíbe al patrono:
Un perfil bien hecho describe lo que el puesto necesita —formación, experiencia, competencias— y deja fuera todo lo demás.
Con los puestos descritos, el paso siguiente es valorarlos para construir bandas salariales que se sostengan: valoración de cargos.
Es el conjunto de las descripciones de todos los puestos de una empresa: para qué existe cada cargo, qué funciones cumple, qué decide, con quién se relaciona y qué perfil necesita quien lo ocupa. Se ordena según el organigrama y es la base del contrato, de la selección, de la evaluación del desempeño y de la estructura salarial.
El manual como tal, no: el Código de Trabajo no lo exige. Lo que sí exige es que el contrato escrito determine «el trabajo que bajo la dependencia del patrono se desempeñará, procurando determinarlo con la mayor precisión posible» (Art. 23 ordinal 3.°). La descripción del puesto es la forma práctica de cumplir esa precisión en todos los contratos con el mismo criterio.
La descripción habla del puesto: propósito, funciones, decisiones, relaciones y condiciones. El perfil habla de la persona que lo debe ocupar: formación, experiencia, conocimientos y competencias. Van juntos en el mismo documento, pero se escriben en ese orden: primero qué hace el puesto, después qué se necesita para hacerlo.
El manual de funciones dice qué hace cada cargo; el de procedimientos, cómo se ejecuta un proceso que suele cruzar varios cargos. Primero va el de funciones, porque cada paso de un procedimiento se asigna a un cargo que tiene que estar definido.
Depende del cambio. El Art. 31 ordinal 1.° obliga al trabajador a desempeñar el trabajo convenido y, a falta de estipulación, el que el patrono le indique siempre que sea compatible con su aptitud y tenga relación con el negocio. Pero el Art. 53 ordinal 1.° le permite terminar el contrato con responsabilidad patronal si, sin justa causa, se le traslada a un puesto de menor categoría o se le destina a un trabajo de naturaleza distinta al convenido; esa causa deja de tener efecto a los treinta días. Una descripción escrita evita discutir después qué era lo convenido.
El Art. 30 prohíbe al patrono establecer distinciones, exclusiones o preferencias por raza, color, sexo, religión, opinión política, ascendencia nacional u origen social (ordinal 12.°); exigir a las mujeres pruebas de embarazo para contratarlas (13.°); exigir la prueba del VIH (14.°), y usar el historial crediticio como requisito de contratación, salvo mandamiento judicial o excepción legal (16.°).
Cuando el puesto cambia de verdad —nuevas funciones, otra jefatura, otro alcance— y en una revisión general al menos una vez al año. La versión y la fecha del formato sirven para saber cuál está vigente, y la copia firmada por el ocupante, para probar que la conocía.
Con las descripciones hechas, cada cargo se puede comparar con los demás por lo que exige y lo que decide, y de ahí salen bandas salariales defendibles frente a un reclamo de equidad. Es el paso que convierte el manual de funciones en una estructura de salarios.
Es la señal de que los puestos nunca se describieron. Describirlos y valorarlos ordena la selección, la evaluación y los salarios a la vez. Conversarlo no tiene costo.
Conversemos su caso