¿Qué debe contener la planilla según el Código de Trabajo?
El Art. 138 lo enumera: los salarios ordinarios y extraordinarios devengados por cada trabajador; las horas ordinarias y extraordinarias laboradas en jornada diurna o nocturna; los días hábiles, de asueto y de descanso en que se laboró; los salarios devengados en forma de comisión; y toda clase de cantidades pagadas. Además, los documentos deben ir firmados por el trabajador, y si no supiere o no pudiere firmar, con la huella digital del pulgar derecho o de cualquier otro dedo.
¿El trabajador tiene derecho a una copia de su recibo de pago?
Sí, si la solicita. El inciso final del Art. 138 lo dice expresamente: el trabajador recibirá, si lo pide, una copia de sus recibos de pago en la que consten todos los elementos de su remuneración y de los descuentos practicados. Negarla es incumplir, y en un juicio laboral la planilla es la prueba que el patrono necesita tener ordenada.
¿Es obligatorio llevar planilla si la empresa es pequeña?
El Art. 138 no pone un número mínimo de trabajadores: dice «todo patrono». La obligación nace con el primer trabajador. Lo que sí depende del tamaño es el reglamento interno de trabajo, que el Art. 302 exige a partir de diez trabajadores permanentes, y la cotización al INSAFORP, que el Art. 26 literal c de la Ley de Formación Profesional exige también desde diez trabajadores.
¿Qué se descuenta de la planilla y hasta cuánto?
Del lado del trabajador: 3 % de ISSS sobre una base topada en $1,000.00 mensuales, 7.25 % de AFP sin techo y la retención de renta cuando corresponda. El Art. 132 del Código fija además un límite general: el salario podrá retenerse hasta en un veinte por ciento para cubrir EN CONJUNTO obligaciones alimenticias, cuotas sindicales, cotización al seguro social e impuestos.
¿Qué aporta la empresa encima del salario?
7.50 % de ISSS sobre la misma base topada en $1,000.00 (Art. 29 de la Ley del Seguro Social), 8.75 % de AFP sin techo (Art. 16 de la Ley Integral del Sistema de Pensiones) y, si ocupa diez o más trabajadores, hasta el 1 % de la planilla al INSAFORP (Art. 26 literal c de la Ley de Formación Profesional, D.L. 554). En el sector agropecuario esa cotización es de hasta un cuarto del 1 % y solo sobre trabajadores permanentes.
¿Cuáles son los plazos del mes?
La AFP se declara y paga dentro de los diez primeros días hábiles del mes siguiente (Art. 21 de la LISP). El ISSS depende del sistema: con planilla elaborada por el patrono, los primeros ocho días hábiles del mes siguiente; con planilla pre-elaborada, cinco días hábiles para remitirla y los últimos ocho días hábiles del mes para pagarla, con multa del 25 % si no se remite a tiempo. La retención de renta se entera al Ministerio de Hacienda con la declaración mensual de pago a cuenta y retenciones.
¿El aguinaldo y las horas extras entran en la base de cotización?
No son lo mismo. Las horas extras y los recargos sí son salario según el Art. 119 del Código, y por tanto cotizan. El aguinaldo no forma parte de la remuneración afecta al Seguro: el Art. 3 del Reglamento del Régimen del Seguro Social excluye expresamente los viáticos, los aguinaldos y las gratificaciones extraordinarias.
¿Se puede pagar la planilla en especie o con vales?
No. El Art. 120 obliga a pagar el salario en moneda de curso legal y el Art. 30 ordinal 9 prohíbe expresamente pagarlo con fichas, vales, pagarés, cupones o cualquier otro símbolo. El Art. 135 añade que el salario debe pagarse al propio trabajador; solo si no pudiere concurrir se paga a su cónyuge o compañero de vida, o a un ascendiente o descendiente previamente autorizado.
