Qué partes lleva cada procedimiento, en qué orden conviene armar el manual y qué procesos de recursos humanos documentar primero en una empresa salvadoreña, con el artículo que cada uno debe cumplir. Incluye un formato en Word.
El manual de procedimientos describe cómo se ejecuta cada proceso: quién interviene, en qué orden, con qué registro y con qué criterio se decide. Su valor es operativo: que el proceso salga igual aunque cambie la persona que lo hace.
Si la empresa tiene diez trabajadores permanentes o más y solo tiene manuales, le falta el documento que la ley exige: el reglamento interno de trabajo.
La estructura que sigue el formato descargable. Las tres que más se omiten —alcance, registros y control de cambios— son las que deciden si el documento sirve dentro de un año.
Qué resultado asegura el procedimiento, en una o dos líneas. Si no cabe en dos líneas, probablemente son dos procedimientos.
Desde qué evento empieza, con cuál termina, qué áreas cubre y qué queda fuera. Evita que dos procedimientos se pisen o que un tramo quede sin dueño.
Por cargo, no por nombre. Un procedimiento con nombres propios caduca con la primera renuncia.
Solo los términos que dentro del proceso tienen un significado preciso.
La norma que el proceso cumple: el artículo del Código de Trabajo, la ley o el capítulo del reglamento interno. Es lo que permite revisar el procedimiento cuando cambia la norma.
Paso a paso, cada uno con su responsable y el registro que deja. Las decisiones se escriben como condición: si ocurre esto, se sigue por aquí.
Qué documentos quedan, dónde se archivan y por cuánto tiempo. Es la prueba de que el proceso se cumplió.
La misma secuencia de la sección 6 en una página, para quien necesita ver el proceso completo de un vistazo.
Cómo se sabe que funciona: tiempo de ciclo, errores, reclamos. Sin indicador, el manual no se revisa hasta que algo falla.
Versión, fecha, qué cambió y quién lo aprobó. Sin esto no se sabe si lo escrito sigue vigente.
[LOGO / RAZÓN SOCIAL] PROCEDIMIENTO: [NOMBRE DEL PROCESO] Código: [PR-XX-01] Versión: [1] Fecha: [dd/mm/aaaa] Páginas: [n] 1. OBJETIVO [Qué resultado asegura este procedimiento. Una o dos líneas.] 2. ALCANCE [Desde qué evento empieza y con cuál termina; qué áreas y centros de trabajo cubre; qué queda fuera.] 3. RESPONSABLES - [Cargo]: [qué decide o ejecuta]. - [Cargo]: [qué decide o ejecuta]. (Se nombra el cargo, no a la persona.) 4. DEFINICIONES - [Término]: [significado dentro de este procedimiento]. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA - [Artículo del Código de Trabajo, ley, reglamento interno o política que el proceso debe cumplir]. 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES N.º | Actividad | Responsable | Registro o formulario 1 | [Qué se hace] | [Cargo] | [Documento que queda] 2 | [Qué se hace] | [Cargo] | [Documento que queda] 3 | [Decisión: si … entonces paso 4; si no, paso 6] | [Cargo] | [—] 7. REGISTROS - [Nombre del registro] — dónde se archiva y por cuánto tiempo. 8. DIAGRAMA DE FLUJO [Insertar diagrama de los pasos de la sección 6.] 9. INDICADORES - [Cómo se sabe que el proceso funciona: tiempo de ciclo, errores, reclamos.] 10. CONTROL DE CAMBIOS Versión | Fecha | Cambio | Aprobó 1 | [dd/mm/aaaa] | Emisión inicial | [Cargo] Elaboró: [cargo] Revisó: [cargo] Aprobó: [cargo]
Un formato por procedimiento; el manual los reúne por área con un índice al inicio. Los corchetes se reemplazan con los datos del proceso. Se descarga y se edita en el equipo; no se registra quién lo usa ni se pide un correo a cambio.
En recursos humanos los primeros procedimientos son los que tienen plazos legales, porque ahí un error se convierte en reclamo. Cada uno con la norma que debe ir en su sección 5:
El error más común es empezar por el manual. Un procedimiento asigna cada paso a un cargo; si los cargos no están definidos, lo que se acaba escribiendo son las costumbres de las personas que hoy ocupan los puestos.
La primera etapa es la descripción y valoración de cargos.
Es el documento que describe cómo se ejecutan los procesos de una empresa: quién interviene, en qué orden, con qué registros y con qué criterio se decide en cada paso. Cada procedimiento tiene objetivo, alcance, responsables, actividades, registros y control de cambios, y el manual los reúne por área.
No. El Código de Trabajo no lo menciona y no lo aprueba ninguna autoridad. Lo que sí es obligatorio desde diez trabajadores permanentes es el reglamento interno de trabajo (Art. 302), que aprueba el Director General de Trabajo. Son documentos distintos y se complementan: el reglamento dice qué es obligatorio; el manual, cómo se hace.
El manual de funciones —o descripción de puestos— dice qué hace cada cargo: su propósito, funciones, decisiones y relaciones. El manual de procedimientos dice cómo se ejecuta cada proceso, que casi siempre cruza varios cargos. Primero va el de funciones: un procedimiento asigna cada paso a un cargo, y si los cargos no están definidos no hay a quién asignarlo.
Lo aprueba la propia empresa, normalmente la gerencia del área dueña del proceso. Conviene que lo redacte quien ejecuta el proceso, con apoyo de quien sabe documentar, y que lo valide alguien que no lo conozca siguiendo los pasos tal como están escritos: si no puede, el procedimiento está incompleto.
Cada vez que cambia el proceso, un cargo o la norma que el proceso cumple, y como mínimo en una revisión anual. Para eso existe la sección de control de cambios: versión, fecha, qué cambió y quién lo aprobó. Un manual sin versión ni fecha no permite saber si lo que dice sigue vigente.
Por el organigrama y la descripción de puestos, no por el manual. Después, por los tres o cuatro procesos que, si fallan, detienen la operación o cuestan dinero —en recursos humanos suelen ser contratación, planilla y terminación—. El resto se documenta después, por orden de riesgo.
Y envejece con cada cambio de personal. Un orden razonable es organigrama real, descripción de puestos, procesos críticos y, al final, el reglamento interno del Art. 302. Las dos primeras etapas son el punto de partida del trabajo de descripción y valoración de cargos.
Cuando un proceso sale distinto cada vez que cambia la persona, conviene revisar también lo que está antes del manual: si los cargos y sus responsabilidades están definidos. Revisarlo es una conversación corta y no tiene costo.
Conversemos su caso